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在如今的活动、会议、展览、赛事等现场中,多多少少都能看到媒体的身影,无论活动的规模大小,在活动前期的线上宣发也能看到媒体的报道篇幅,媒体已俨然成为活动中不可或缺的重要部分。而媒体在活动中的作用主要分为以下2种。
  第一种:媒体作为媒介传播渠道,帮助主办方扩大活动影响力。
  第二种:媒体可以作为活动的承办方或合作单位,深度合作,并有专题页报道。
  而作为活动人的我们,对媒体的了解和运用也将会直接影响到主办方对我们专业度的重要考评依据,很多主办方内部并没有专门的公关部门来负责媒介,大厂办活动有时候为了省心省力也会选择一并外包给供应商(活动公司、公关公司)作为活动负责人、策划人该如何正确邀请媒体到场呢?
  邀请媒体到场之前,前提是一定要有详细的媒体计划表才能进入到以下流程。
  一、正式与媒体对接
  二、确认媒体事务
  紧接着,就需要落实邀约到场的媒体所做的工作有哪些?例如:采访领导,那么,就需要一份比较详细的采访前的提纲,以及活动的背景介绍。
  三、安排出行日程
  确认媒体和事务后,就需要向到场的媒体发送邀请函,邀请函也分为这几种形式(纸质邀请函,和信封形似、电子邀请函、DIY邀请函),在邀请函内需要注明的是,媒体到场的时间和地点,要精确到分钟和活动地点的具体楼层。同时,如果媒体是从异地赶到现场的,需要再注明交通出行方案,并且是否会有专车负责接送等问题要落实到文字上,包括住宿接待。
  四、现场对接
  活动现场,会有媒体老师们的独立签到处,并且还需要礼仪接待,负责指引媒体进入会场坐席,如现场有产品体验区和采访环节,也需要安排妥当。活动结束后,也需要确认媒体的返程时间和再次表示感谢之类的话。
  五、跟进发稿情况
  一般在活动开始前,或活动当天主办方就需要提供1-3份不同类型的新闻通稿给到媒体手中,活动现场照片经过精修处理后也要立刻给到媒体。在发稿的环节,也会遇到媒体拒稿或审核不通过时,所以,一定要提前备好补充媒体名单。
  六、保持良好互动
  媒体关系需要靠人情和多维度的关系网组成的,并非是纯粹的商业合作关系或利益冲突关系,所以,需要借助社交工具和媒体保持良好的沟通关系尤为重要,逢年过节代表公司送
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